Gestion par objectifs : établir les bases pour une gestion moderne des entités publiques

Cette année 2021 est synonyme de fin de période de référence pour la mise en place de la gestion par objectifs (GpO) au sein du secteur public luxembourgeois[1]. Dans ce cadre, ce sont des milliers de fonctionnaires qui devraient bénéficier d’un entretien d’évaluation d’ici la fin de l’année. En théorie du moins, car les différentes institutions concernées par la GpO n’ont pas toutes embarqué dans ce projet avec le même enthousiasme.

Les origines de la GpO

La gestion par objectifs constitue pourtant une obligation légale au sein de la Fonction publique au Grand-Duché du Luxembourg[2]. Dans la lignée des bonnes pratiques de gestion, la GpO vise à aligner la stratégie des organisations publiques avec leurs opérations sur le terrain. Cela se concrétise par la mise en place d’un environnement complet dans lequel cartographie des processus, plan stratégique, descriptions de fonction, plans de travail des collaborateurs et mécanismes d’évaluation se répondent et se renforcent.

Le dispositif se veut donc global, les avantages d’une telle approche sont nombreux. Cela permet de créer une cohérence d’ensemble entre la vision qu’affirme une organisation et la façon concrète dont elle mobilise et évalue ses collaborateurs. Cela permet aussi de structurer le travail des équipes. La GpO prévoit en effet, d’une part, d’identifier clairement les processus qui relèvent des missions de bases de l’organisation (qu’il s’agisse d’une administration communale, d’un ministère, etc.) et, d’autre part, de définir les projets mobilisateurs dans lesquels elle engage ses ressources afin d’atteindre des objectifs d’amélioration.

De façon très concrète, la mise en œuvre de la GpO permet d’outiller les gestionnaires et collaborateurs en produisant les éléments suivants :

• Un programme de travail pour l’organisation (articulé autour des missions de base et des projets)
• Un organigramme qui structure les équipes en regard de ce programme de travail
• Des descriptions de fonction
• Un plan de travail qui décline au niveau individuel comment le programme de travail global doit être mis en œuvre
• Des mécanismes d’évaluations

Sur le terrain

Sur le terrain, force est de constater que chaque organisation a donné un niveau de priorité différent à la GpO. Plusieurs éléments expliquent cela et, dans certains cas, nous constatons que c’est le sens de la démarche qui fait défaut. Ainsi pour certains, il s’agira de simplement se conformer au prescrit légal, de façon formelle, quand d’autres tireront pleinement profit de l’opportunité que donne la GpO de viser une meilleure efficacité dans l’action publique.

Au niveau étatique, 2021 est donc l’année de la mise en œuvre du dernier maillon de la GpO, à savoir les évaluations. C’est le moment idéal pour effectuer un retour d’expérience. Il sera utile d’analyser ce qui a fonctionné, ce qui a engendré des résistances ou de l’incompréhension, ce qui a amené une plus-value. Un tel travail permettra de déjà préparer les bonnes résolutions de 2022, pour que la prochaine période de référence débute sur les meilleures bases possibles.

Au niveau communal, 2021 marque par contre déjà le début d’une nouvelle période de référence. Si ce n’est encore fait, c’est donc le moment pour mettre en place les éléments de base de la GpO afin d’évoluer vers une mise en conformité de votre organisation avec le cadre légal, et surtout afin de retirer les bénéfices concrets que cette démarche offre à l’organisation de votre administration communale.

Pour maximiser les effets de la GpO, Consultis encourage de compléter le dispositif par un travail sur la vision, les valeurs et la stratégie de l’organisation (via l’outil « carte stratégique » de Kaplan & Norton). Cela constitue une base solide pour établir un programme de travail pertinent. Nous recommandons également de formaliser le processus de mise en œuvre de ce programme de travail et le processus d’évaluation ainsi qu’à outiller ces processus afin de s’assurer de leur bonne mise en œuvre sur le long terme.

Pour plus d’informations : voir notre offre de service « conseil stratégique ».

[1] Au niveau communal, la période de référence s’est achevée en décembre 2020, une nouvelle période de référence vient donc de débuter.

[2] Base légale pour les fonctionnaires de l’état : article 4 du statut général des fonctionnaires de l’Etat (loi du 16/04/1979). Base légale pour les fonctionnaires communaux : article 5 de la loi du 28 juillet 2017 portant modification de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux

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