Accueil du site > Actualités > Communiqués > Un ERP performant : étape cruciale vers la croissance

Un ERP performant : étape cruciale vers la croissance

Toutes les entreprises le reconnaissent : à moins d’être une TPE, il est impossible de nos jours de se passer d’un logiciel de gestion intégrée (ERP = Enterprise Resource Planning en anglais). Et c’est encore moins le cas dans le secteur de la distribution, qui gère des processus d’achats/ventes multiples et des flux logistiques complexes.

Pour se différencier, pour innover et pour conserver leurs marges, ces entreprises se doivent donc d’être flexibles et de mettre en place des solutions informatiques souples, évolutives, ouvertes. Pour illustrer nos propos, nous vous relatons une de nos missions récentes !

Rétrospective : Le déclencheur

Une des plus grandes entreprises de distribution wallonne, active dans la vente d’électro-ménagers et de cuisines, a été confrontée à ce challenge. Depuis ses débuts, il y a 35 ans, la société a grandi en conservant son ERP « historique ». Force était de constater que cet ERP présentait de nombreux avantages et répondait à la grande majorité des besoins des utilisateurs : simplicité d’utilisation de par son mode texte, rapidité d’échanges de données entre magasins et centrale, …
Mais la Direction du groupe a décidé de ne pas se satisfaire de cette vision à court terme. La voilà donc lancée dans une analyse fonctionnelle et technique poussée. Et ce que chacun pressentait fut étayé de faits techniques concrets : le potentiel d’évolution de l’ERP en place était devenu quasi nul ; continuer avec cet outil hypothèquerait les chantiers d’expansion et de d’optimisation pensés par la Direction. Il fallait donc le remplacer.

La gestion du projet et du changement

Et c’est là qu’intervient la gestion de projet, avec des questions simples à résoudre :
- Comment définir le périmètre des changements à apporter ?
- Quelles ressources mobiliser, quand et comment ?
- Quel résultat concret désirons-nous, pour quelle échéance et pour répondre à quels objectifs ?

La société s’est donc engagée dans un projet de plus de 2 ans, destiné à toucher toutes les entités de l’entreprise, de la Vente aux Achats, en passant par la Comptabilité et la Logistique.

Le premier objectif du projet a été de remettre toutes les idées à plat. Le moment ou jamais pour revoir les processus internes mais également pour repenser la communication vers les clients et les fournisseurs. Après 600 jours/hommes de workshops et de rédaction de spécifications fonctionnelles, viennent alors les périodes de tests, d’abord avec des équipes fonctionnelles restreintes, puis ensuite avec des équipes plus larges, sous forme de pilotes.

Comme dans la grande majorité des projets, la gestion du changement a constitué un facteur clé de succès. En effet, l’ancien logiciel avait à ce point été personnalisé en 35 ans qu’il n’avait plus rien de standard. Son remplaçant, pour être efficace, se devait donc lui aussi d’être « customisé » tout en ne tombant pas dans les travers de la personnalisation à l’extrême qui aurait rendu le nouveau logiciel complexe, ingérable et onéreux à la maintenance. Le projet devait dès lors présenter un subtil équilibre entre les besoins légitimes du fonctionnel et la volonté de la Direction et l’IT de conserver un ERP standard, certes paramétré, mais toujours ouvert et répondant aux bonnes pratiques du métier.

Très loin de se braquer, toutes les parties ont compris ces objectifs tout en défendant leurs besoins opérationnels. Cette « harmonie » n’est pas pour autant le fruit du hasard. Elle est au contraire le fruit d’une gestion attentive du projet. Et c’est là un élément essentiel pour garantir un climat positif : des comités de pilotage fréquents et des processus de récolte des informations liées au projet ont permis d’identifier les problèmes, résistances, besoins de changement…et d’en retour communiquer de façon régulière sur l’avancement.

Bref un pilotage maîtrisé jusqu’à l’atterrissage du projet.

Le résultat : des perspectives élargies

Résultat après ces 2 années : un ERP flambant neuf, taillé aux besoins de la société, avec de nouveaux outils de vente, de marketing (nouveau logiciel comptoir, meilleure intégration des ventes Web, nouveaux bons de vente clients, …) et la fierté d’avoir participé à un projet majeur qui marquera la société pour les années à venir !