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BTOPP et SWOT : Des outils garants d’un diagnostic organisationnel synthétique et nuancé

Un audit organisationnel doit permettre à une organisation de faire un état des lieux exhaustif de ses points forts et ses points faibles. C’est un moment privilégié pour permettre à chacun de s’exprimer dans un cadre structuré et dirigé par l’auditeur.

Ce type de projet prévoit généralement un questionnaire par agent, des entretiens individuels et des groupes de travail… Un travail de récolte d’informations intense dont résulte une masse d’informations très hétérogènes et potentiellement subjectives. Comment établir sur cette base un état des lieux structuré et nuancé, pour dégager ensuite un consensus sur les chantiers prioritaires ? La réponse réside principalement dans le choix des grilles d’analyse.

Nous souhaitons vous présenter ci-dessous les deux principales grilles d’analyse auxquelles nous avons recours lors de nos missions d’audit organisationnel.

La matrice BTOPP

La grille d’analyse BTOPP est issue des travaux de M.S. Morton [1], célèbre théoricien des organisations. Cet outil permet de synthétiser les dysfonctionnements organisationnels selon les 5 grands axes inhérents à toute organisation : l’axe « métier » (Business), l’axe « technologie et information » (Technologie), l’axe « organisation » (Organisation), l’axe « processus » (Process) et l’axe « RH » (People).
D’expérience, nous pouvons attester que ces axes couvrent la majeure partie des dysfonctionnements organisationnels. Nous avons pris la liberté d’ajouter à la version originale une colonne d’appréciation des impacts négatifs de chaque dysfonctionnement. Cette colonne est particulièrement appréciée par les décideurs puisqu’elle les aide à prioriser les chantiers à mener.

Concrètement, toute information récoltée, après avoir été vérifiée et priorisée, pourra prendre place dans une des lignes de ce tableau en fonction de sa nature. Cela fait de la BTOPP un outil attrayant pour son visuel synthétique, permettant une prise de recul et une vue d’ensemble sur les dysfonctionnements organisationnels, axe par axe.

La matrice SWOT

L’autre grille d’analyse à laquelle nous avons souvent recours est l’incontournable matrice SWOT, ou FFOM :
- Forces et Faiblesses provenant de l’organisation interne,
- Opportunités et Menaces provenant de son environnement externe.
Ses principaux atouts sont les suivants :
- Il s’agit d’un outil simple et accessible,
- Son axe points forts apporte un regard complémentaire à la BTOPP, plutôt orientée sur les dysfonctionnements.
Bien plus que de synthétiser les principaux atouts, faiblesses, opportunités et menaces pour l’organisation, cet outil pose les questions suivantes :
- Nos forces vont-elles nous aider à saisir les opportunités qui se présentent à nous ?
- Nos forces vont-elles nous aider à surmonter les menaces à venir ?
- Nos faiblesses nous mettent-elles en danger face aux menaces ?
- Comment nos forces peuvent-elles nous aider à améliorer nos faiblesses ?

Notes

[1] Morton, M.S. The Corporation of the 1990s : Information Technology and Organizational Transformation. Oxford University Press, USA, 1991.